Published On: Mie, Ene 11th, 2017

Errores frecuentes que tú deberías evitar en tu próxima vídeoconferencia

Antiguamente, hablar en público significaba subirse a un escenario o aun estrado y hablar para una sala llena con cientos o incluso miles de personas. En estos tiempos que nos ha tocado vivir, es posible alcanzar esa misma audiencia o multiplicarla gracias a las técnicas de vídeoconferencia. Por eso no es de extrañar que las empresas se hayan lanzado rápidamente a adaptar esta tecnología que les permite reducir los costos y e incrementar la productividad al mismo tiempo. Si ahora te toca a tí subirte a este barco y no sabes cómo afrontar el desafío, no te preocupes: a continuación te señalamos los errores que suelen cometer los recién llegados y cómo evitarlos.

No vestir profesionalmente de los pies a la cabeza

Si tienes que retransmitir un evento desde un escenario en una sala con público, por supuesto que ya te habrás procupado de arreglarte convenientemente para causar una buena primera impresión. Sin embargo, muchas veces se tiende a conundir la vídeoconferencia con un encuentro de bustos parlantes frente a un ordenador y las tecnologías ahora disponibles hacen que no siempre sea así. En una vídeoconferencia nos podemos levantar de la mesa para echar mano de un informe o se pueden usar móviles cuyas cámaras las carga el diablo y vamos a aparecer en medio de un encuentro de negocios vestidos adecuadamente sólo de cintura para arriba o con traje y corbata y zapatillas deportivas.
La impresión visual es muy fuerte en la vídoconferencia y es necesario vestir profesionalmente en todo momento. Según el gremio será necesaria o no la corbata pero unos buenos zapatos te van a ir bien en todas las circunstancias.

No probar el equipo de vídeoconferencia con antelación

¿Has estado sentado con cara de circunstancias durante alguna conferencia mientras el vídeo se perdía o no escuchabas a la otra parte? Además de molesto, causa una pésima impresión en los otros asistentes.
Una hora antes de la vídeoconferencia, hay que sentarse ante el equipo y hacer una llamada de prueba para asegurarse de que la cámara transmite una imagen nítida y sin lag y el micrófono capta la voz con claridad. Arranca la aplicación que vas a usar y asegúrate de disponer de la conexión adecuada (mejor cable que Wi-Fi).
Cada vez más empresas están invirtiendo en programas profesionales de vídeoconferencia como BlueJeans que centralizan todo el proceso en un único sistema y permite que los asistentes conecten sus móviles, tablets u ordenadores sin preocuparse de los detalles técnicos para centrarse en el contenido de la reunión.
Por cierto, hablando del contenido, nunca olvides que la vídoconferencia es un proceso audio/visual y que si compartes un Powerpoint, la vista irá leyendo lo que se proyecta mietras que el oído puede escuchar una explicación o una ampliación de la imagen. Si te limitas a leer el contenido del Powerpoint, la audiencia se aburrirá y perderás su atención inmediatamente, como ha demostrado BusinessNewsDaily.

No ordenar la habitación o limpiar la sala

También para Humboldt fue una sorpresa descubir que en un buen porcentaje de vídeoconferencias los usuarios no se preocupan de mantener la limpieza y el orden. No se trata ya de que detrás de nosotros hay un desbordante cesto de ropa sucia para lavar o de que el gato se pasee por encima del teclado, sino de que es necesario mantener un orden para poder acceder a los documentos y materiales necesarios para la reunión.

Por suerte, nosotros controlamos la cámara y, si se trata de una cámara estática, bastará con sacar unpos planos antes de la reunión para comprobar que todo lo que va a dar una mala imagen de nosotros queda fuera de plano.

No practicar lo que se va a decir o a hacer

Éste es uno de los puntos que marcan la diferencia entre un profesional experimentado y un novato en las vídeoconferencias. Da igual tener los mejores sistemas y los mejores argumentos si cuando llega la hora de comunicarlo, no sabemos cómo hacerlo o no encontramos las palabras adecuadas. Imagínese que está dando formación técnica sobre una de las válvulas fabricadas por su empresa y cuando lo va a explicar, resulta que no tiene alicates y tiene que ir a buscarlos al cuarto de mantenimiento; esos cinco minutos serán un instante para Ud. pero una eternidad para quien está al otro lado viendo una silla vacía. Haga su presentación antes frente a algún compañero o, si éstos le rehuyen, hágala frente a la cámara y grábela para poder ser autocrítico y mejorar la impresión que cause a los asistentes a la reunión.

En resumen: sea exhaustivo, pruebe las cosas antes y practique todo lo que pueda

Una vez que haya dado estos pasos estará en condiciones de sacar todo el partido a la vídeoconferencia. Ud. quiere proyectar la mejor imagen posible así que imagínese cómo le gustaría ver a otras personas en su lugar y póngalo en práctica. El camino siempre se empieza con el primer paso.

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