Published On: Sab, Oct 15th, 2016

Ocho frases para ganarse a todo el mundo en una reunión

La gente realmente no disfruta teniendo que ir de reunión en reunión sólo para dejar la sala de juntas con las manos vacías por que el tema no era realmente tan importante como parecía. Desafortunadamente, ésta parece ser la norma en muchas compañias en estos tiempos independientemente de la industria a la que pertenezcan. Si realmente necesita mantener ese tipo de conferencias a menudo pero sus trabajadores no se muestran especialmente entusiastas, es posible que sea la hora de hacer algunos cambios en el modo en que se gestionan esas reuniones En este artículo le ofrecemos ocho frases que van a hacer que los asistentes a la reunión cambien su punto de vista en cuamto las use.

1. “Este es el orden del día.”

Para gestionar correctamente el orden del día, intente contactar con los miembros de su equipo antes de llevar a tods a la sala de reuniones. Según un articulo de Roger Schwarz en Harvard Business Review, preguntar y pedir sugerencias de lo que debería incluirse en la agenda, junto con las razones por las que cada uno cree que esos puntos deberían incluirse, mejora la dinámica de grupo. Sin embargo. a cambio usted debe comprometerse a responder a cada una de las sugerencias justificando por qué será incluida o excluida del orden del día.

Reunión de negocios

2. “Esta reunión solo va a durar 15 minutos.”

De acuerdo con un articulo de Scott Dockweiler escrito para The Muse, la mayoría de los empleados de administración y marketing destinan casi un treinta y cinco por ciento de su tiempo en reuniones que realmente no les importan mucho. Esto puede llegar a ser mucho peor si se trata de cargos intermedios en cuyo caso es probable que empleen hasta un cincuenta por ciento de su tiempo de trabajo atrapados en reuniones con superiores y subordinados faltos de interés. Sí la reunión empieza con una frase en la que se establece un tiempo corto y determinado y la reunión se ajusta a esa promesa, con toda seguridad los asistentes estarán más atentos en las reuniones.

3. “¿Qué pensáis?”

Cuando se trata de trabajar en equipo es increíblemente importante estar seguro de que cada uno de los miembros tiene algo que aportar al proyecto. Si los asistentes sienten que no tienen nada que añadir, lo más probable es que simplemente guarden silencio. A intervalos regulares durante la reunión hay que preguntar a todos si tienen algo que aportar pero no hay que esperar demasiado en el caso de que se produzca un silencio. Una vez acabada la reunión es importante pedir opiniones sobre el encuentro por si a alguien se le hubiese ocurrido algo en lo que no se cayó justo durante el mismo.

4. “¿Hay algo que no esté claro?”

A veces, hay que estar especiálmente ágil porque la cara de los asistentes nos puede estar diciendo que hay algo que no se está entendiendo, bien porque no está especialmente explicado o bien porque se da (equivocadamente) por sabido por todos. En este caso es necesario detenerse para aclarar el punto en cuestión porque, de lo contrario, puede implicar que no se entienda nada de lo que se exponga a continuación. Sí está llevando una reunión online, puede facilitar el proceso usando BlueJeans video communications system. Tiene un montón de útiles prestaciones como “Compartir pantalla” que añade la posibilidad de enseñar a otra persona exactamente el texto, la imagen el vídeo, el gráfico o cualquier contenido del que se está hablando; por ejemplo, puede mostrar las diapositivas del una presentación en la que se esté trabajando.

5. “¿Cómo podemos asegurarnos de que esto va a salir adelante?”

Todos sabemos que en las organizaciones siempre existen personas negativas dispuestas a criticar cualquier proyecto y a tumbar las aspiraciones de cualquier compañero: son los garbanzos negros. Ellos solos, sin necesidad de ninguna motivación especial, ya se encargan de aportar sus explicaciones de por qué el proyecto va a fracasar. En las reuniones, para contrarrestarlos, es necesario ofrecer de vez en cuando la oportunidad a los asistentes de aportar sus puntos de vista positivos sobre cómo asegurarse el éxito del proyecto en el que se está trabajando. No se trata de estar constantemente preguntando a todos qué es lo que se debería hacer, eso es trabajo del líder,  sino que se trata de ofrecer esporádicamente una ventana positiva de colaboración.

6. “No necesitaremos otra reunión para este mismo tema.”

¿Qué hay peor que una reunión? Una reunión para aclarar la reunión anterior. Si se anuncia que esta reunión es resolutoria respecto a los temas que se están tratando y que no se volverán a tratar en sucesivas reuniones los asistentes pondrán más empeño en dejar el tema bien resuelto a sabiendas de que no hay posibilidad de rectificar luego o modificarlo en reuniones posteriores.

7. “Gracias por tu trabajo.”

Los gestos más sencillos de aprecio y de aprobación son un método de estimulo para los empleados, así que en las reuniones también es necesario agradecer los esfuerzos realizador de cara a la propia reunión, mostrando comprensión y agradecimiento hacia las contribuciones de los asistentes. Esto les hará sentir que su aportación tiene el impacto adecuado en el tema que se esté tratando.

8. “Que tengan un buen día.”

Finalmente es muy importante acabar las reuniones en tono positivo. Agradezca a todos su asistencia; deséeles un buen día y anímeles a afrontar con buen ánimo el trabajo que tienen por delante, bien individualmente, bien a desarrollarlo como equipo.



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