Published On: Mie, May 11th, 2016

Cuatro detalles que indican que tu empresa se está quedando desfasada

Si echas un vistazo a tu oficina notarás que las cosas han cambiado bastante con respecto a algunos años atrás, algunas incluso han cambiado drásticamente. Posiblemente el campo en el que más haya avanzado tu empresa hay sido en el de las telecomunicaciones. Y, dependiendo de cómo hay sido la adapatación a la revolución informática, se puede adivinar cuñal es el futuro a medio plazo de la empresa. No se trata sólo de disponer de un modernísimo  sistema de videoconferencia Blue Jeans sino de si los procesos de la empresa están evolucionando a la velocidad que exige este entorno tan competitivo en el que nos movemos.

Máquina de escribir antigua

He aquí algunas pistas que inidicarán si tu empresa avanza al ritmo de los tiempos.

1.- Teletrabajo

La idea de estar cuarenta y cinco minutos de rotonda a semáforo o una hora y cuarto de autobús para estar después ocho horas atado a una silla no es especialmente atractiva para muchos trabajadores. Un reportaje de la revista Forbes señala que en los próximos nueve años un 41% de los trabajadores estadounidenses desarrollarán parte de su labor desde su propia casa porque la inmensa mayoría de los candidatos prefiere cambiar una pequeña parte de su salario por un aumento sustancial de su calidad de vida. Los sistemas de vídeoconferencia y las redes de fibra óptica disponibles hoy día permiten la “telepresencia”; no se trata de “escaquearse” del trabajo en la oficina, sino que se acude a la oficina desde la pantalla de un ordenador y a través de ella se mantienen los mismos contactos personales y reuniones que se mantienen en todas las empresas.

2.- El fax

A muchos les sorprendería saber el número de empresas que todavía usan el fax pero todavía mayor es el número de empresas que lo mantienen conectado pese a que su utilidad caducó años atrás. Si hay algún aparato en la oficina que los trabajadores más jóvenes no saben cómo se usa o qué utiidad puede tener, es posible que sea la hora de desenchufarlo y volcarse en las posibilidades que la tecnología actual nos ofrece.

3.- El papeleo

No se trata de la tan traída y tan llevada “oficina sin papel”, que ha resultado ser casi una utopía pese a todos los intentos. De lo que se trata es de la cantidad de trabas burocráticas, del tiempo que se tarda en rellenar formularios internos que después nadie comprueba para realizar una simple tarea. Por ejemplo ¿cuántas firmas son necesarias para comprar un cartucho de tóner de 60€? Como la tecnología actual permite saber quién ha hecho qué en cada moemnto, tal vez fuese más eficiente limitar los pasos necesarios para comprar ese consumible.

Por ejemplo, en la actualidad la Administración de Justicia está envuelta en un proceso de digitalización mediante el sistema Lexnet para evitar que las presentaciones de documentos y las notificaciones tengan que pasar por varias manos entre el órgano judicial y los actores del proceso; ya no es necesario presentar el escrito en el registro, que éstos lo manden al Decanato, que desde ahí vaya al órgano jurisdiccional correspondiente, al´i se le dé entrada y se traslade al funcionario correspondiente. Ahora el documento viaja electrónicamente desde un ordenador a otro en segundos.

4.- La impresora

Si se analiza el flujo de trabajo en una empresa, no es difícil comprobar que muchos de los documentos que van de departamento a departamento se podrían rellenar y firmar informáticamente sin necesidad de gastar un solo folio y sin perder el tiempo moviendo papeles de una mesa a la otra. ¿Es necesaria la impresora? Sí, cuando haya que dejar constancia de algo respecto a clientes y proveedores. Mientras tanto, es mejor ahorrar papel y tinta, lo que a su vez nos hace ganar tiempo y dinero.

 

 



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