Published On: Mie, Sep 23rd, 2015

Cómo hacer la videoconferencia perfecta

Tan cierto es que vivir en Granada tiene muchos encantos como que te aparta de muchas oportunidades para los negocios y te impide estar en contacto con muchos posibles clientes y partners. En algunos sectores, directamente, hay que estar en Madrid para hacer algo a nivel nacional o internacional. No obstante hay áreas de negocio que permiten trabajar desde Granada y disfrutar de nuestra envidiable calidad de vida mientras se trabaja para el resto del mundo y una de las herramientas más útiles para mantener esa presencia global es la videoconferencia.

La vídeoconferencia ha simplificado notablemente los encuentros de negocios en los últimos años. Es rápida, sencilla y permite conectar con cualquiera alrededor del mundo, reduciendo los costes de transporte y eliminando los tiempos de desplazamiento. No es de extrañar, por tanto, que cada vez más empresas que hacen negocios en Granada estén optando por esta tecnología para sus reuniones.

Video call

Si Ud. ya usa la vídeoconferencia o está pensando en empezar a usarla, es posible que se haya centrado en los aspectos técnicos y se le hayan pasado por alto ciertos aspectos formales que, al igual que en las citas en persona, regulan las relaciones interpersonales. ¿Qué se puede y debe hacer o no durante una videoconferencia? A continuación hay algunas ideas sobre su comportamiento en una vídeollamada que pueden ayudar a que su reunión virtual sea un éxito.

Antes de conectarse

Preste atención a su ropa: puede que piense que al no estar frente a frente con otra persona su aspecto no va a influir pero, si bien es cierto que algunos detalles como el olor personal no viajan por la red, su forma de vestir sí que indica a la otra persona el tono que va a dar a la reunión. Vístase como si el encuento fuese a ser vis-a-vis pero evitando los colores chillones y las rayas y patrones demasiado finos que no son bien definidos por la cámara.

Apague su móvil: o al menos póngalo en modo silencioso para que nada interrumpa su conversación. En las reglas de etiqueta que sugiere Connect Users, contestar a una llamada o a un mensaje mientras la otra persona habla se considera directamente mala educación. Las vídeoconferencias suelen durar bastante menso que las reuniones convencionales por lo que su mensaje o llamada seguramente podrá esperar unos minutos hasta que aquélla termine. Por la misma razón, no mantenga conversaciones con personas fuera de la pantalla mientras su contraparte está hablando.

Ordene su área de trabajo: no se trata de dejar la oficina como una patena, es un lugar de trabajo, sino de evitar que aparezcan en la pantalla objetos que distraigan de la conversación como regalos personales o que transmitan una imagen negativa como varios vasos de café vacíos apilados junto al monitor.

Compruebe su equipo antes de empezar: tener a la otra parte esperando mientras se instalan los drivers de la tarjeta de sonido o se espera a un técnico para que revise la cámara da una imagen absoluta de falta de profesionalidad. Asegúrese de que todo funiona una hora antes.

Durante la conexión

Preséntese: y presente a quienes le acompañan para que todo el mundo esté implicado. Cada vez que alguien nuevo se incorpora pídale que se presente y explique el motivo de su presencia en la reunión; así todo el mundo sabrá que hace cada uno en la vídeoconferencia.

Atienda tranquilamente a la vídeoconferencia: escuche atentamente lo que dicen las otras partes y tome notas a mano pero no teclee en el ordenador o vaya a por café (aunque siga escuchando) porque se le dejará de ver y nadie sabrá si está o no está. Llévese un botellín de agua antes de empezar por si acaso y pida que no le molesten durante unos minutos.

No interrumpa: al contrario que en una conversación normal, en las vídeoconferencias las interrupciones son complicadas de gestionar y nadie sabe si debe seguir hablando o escuchar y se pierde la naturalidad e incluso la misma utilidad del sistema. Sea paciente y pida la palabra al moderador si lo hay: cuando le toque hablar, detalle todos los puntos que ha ido anotando en un papel.

 

La mayoría de los puntos que se rrcogen aquí arriba son de puro sentido común y se resumen en llevar la vídeoconferencia del mismo modo que se llevaría un encuentro cara a cara. Puede ser una vídeollamada entre dos personas desde sus habitaciones de trabajo en casa o bien una conferencia entre equipos de dos empresas con equipos profesionales Blue Jeans, pero siempre hay que tratar de tener una experiencia amable para todas las partes implicadas y, como siempre, la educación bien entendida empieza por uno mismo.



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